Funcionalidades Principais

O GAS – Gestão de Associados foi desenvolvido para simplificar o trabalho diário de gestão e comunicação dentro de uma associação, clube ou grupo organizado. Abaixo, apresentamos as principais funcionalidades que tornam o GAS uma ferramenta completa, moderna e indispensável.

• 📇 Ficha completa do associado – Registo detalhado de cada membro, incluindo dados pessoais, tipo de associado, histórico de eventos e estado das quotas/subscrições.
• 💳 Gestão automatizada de quotas e subscrições – Registo e controlo de pagamentos com atualização automática e relatórios de situação financeira por associado.
• 📨 Comunicações integradas – Envio de notificações automáticas por email ou SMS (via API BulkGate) em eventos como pagamentos, aniversários ou atualizações de ficha.
• ⚙️ Configuração flexível – Parâmetros ajustáveis para adaptar o sistema à realidade de cada associação (idades, tipos de sócios, permissões, etc.).
• 👥 Multiutilizador com histórico de ações – Cada alteração é registada, permitindo saber quem fez o quê e quando, garantindo transparência e segurança.
• Exportação de dados – Exportação personalizada para Excel (.CSV) com seleção de colunas e filtros por tipo de associado.
• 📱 Interface moderna e responsiva – Painel de controlo otimizado para utilização em computadores, tablets ou smartphones, integrado nativamente no painel WordPress.
• 🧩 Área reservada do associado – Possibilidade de os associados se registarem e acederem à sua ficha pessoal, histórico e dados de pagamento, através da integração com o plugin User Registration.
• 🛍️ Integração com WooCommerce – Ligação opcional à loja online, permitindo aplicar condições especiais de compra para associados com quotas em dia.
• 📊 Relatórios e análises – Visualização rápida de tendências de pagamento, estatísticas de membros ativos e comportamento geral da associação.

O que oferecemos

Para além do software em si, a Presentóbvio, Lda. disponibiliza um conjunto completo de serviços de apoio, instalação e acompanhamento, garantindo que a sua associação tem tudo o que precisa para funcionar com estabilidade e segurança.

• 🔌 Plugin WordPress pronto a integrar – Instalação simples e compatível com qualquer site WordPress existente.
• 🛠️ Serviço de instalação e configuração – Se já possui um site mas ainda não tem o WordPress configurado, ajudamos em toda a instalação e personalização inicial.
• 🌐 Criação de site e alojamento – Para associações que ainda não têm presença online, tratamos do registo do domínio (ex.: www.aminhaassociacao.pt) e disponibilizamos alojamento otimizado e seguro.
• 🎯 Suporte técnico e operacional – Acompanhamento direto por email para esclarecimento de dúvidas, configuração, formação e resolução de problemas técnicos.
• 🔄 Atualizações contínuas – Melhorias regulares de segurança, desempenho e novas funcionalidades, com base no feedback das associações utilizadoras.

Com o GAS, não oferecemos apenas um plugin — oferecemos uma solução completa de gestão associativa, apoiada por uma equipa técnica e dedicada a tornar o seu dia a dia mais simples, organizado e digital.

Descrição detalhada dos processos

Lista Geral Associados

Aqui encontra-se então o resumo / a lista de todos os associados.
Funcionalidades báscias como pesquisa e filtro (por tipo de associado) estão disponíveis. Ordenação por número de associado ou nome (por ordem crescente e descrescente)

No canto superior direito encontram-se as opções para este ecrã, que permite ainda ocultar ou mostrar as colunas que devem ser apresentadas na lista.

Clicando em cima do registo abre-se a página detalhada do associado onde podemos consultar a:
- Consultar Ficha completa (com link para edição)
- Consultar O histórico das operações (com possibilidade de adicionar operações/eventos manuais)
- Gerir Os produtos/Subscrições pagas
- Gerir Os produtos/subscrições a pagamento
- Editar a ficha (Os dados propriamente ditos)

Consultar Ficha completa (com link para edição)
Aqui temos a ficha do associado conforme aberto, com possibilidade de Editar e Eliminar.
O botão eliminar está apenas disponível se o associado ainda não tiver nenhumas quotas / subcrições / produtos pagos.
Se é para "Inativar" um registo é boa prática abir um tipo de associado "Desistência" ou "Inativo" para tirar o registo das operações do dia a dia, mas manter o histórico.
Histórico das operações
Uma lista das últimas operações/eventos que foram registados relativamente ao associado em questão.
Possibilidade de ordenar e pesquisar.
É possivel aqui tambem registar um evento "manual". Ou seja, algum evento ou ocorrência que deva ficar registado na ficha do associado.

Editar a ficha de associado
Depois de clicar em "Editar Associado" no cabeçalho será levado para outra página em que todos os campos da ficha estão em modo de editável.
Aqui pode alterar qualquer campo (menos o número de associado), assim como carregar uma foto de perfil.
Depois de gravar será reencaminhado para a ficha e um email será enviado ao associado a avisar que a ficha foi atualizada.

Depois de gravar será reencaminhado para a ficha e um email será enviado (caso a opções esteja ativada) ao associado a avisar que a ficha foi atualizada.

Gerir Os produtos/subscrições a pagamento
Assim como a lista de subscrições e produtos a pagamento. Para proceder à liquidação basta selecionar (um ou mais linhas) e selecionar nas ações "Pagar".
Tambem aqui, o associado será notificado por SMS e email (se estiver ativado nas configurações gerais).

Gerir Os produtos/Subscrições pagas
Aqui encontram-se os produtos e subscrições ja liquidadas (com possibilidade de eliminar (Atenção, Irreversível)
(marcar na caixa e selecionar nas Ações "Eliminar", o Associado será notificado por sms (se tiver as mensagens por SMS ativas nas configurações)

Gerir Os produtos/subscrições a pagamento
Assim como a lista de subscrições e produtos a pagamento. Para proceder à liquidação basta selecionar (um ou mais linhas) e selecionar nas ações "Pagar".
Tambem aqui, o associado será notificado por SMS e email (se estiver ativado nas configurações gerais).

Diário de Bordo / Log Eventos

No diário de bordo / log de eventos ficam registados todos os eventos importantes, relativamente a um associado, ou genéricos
Os que são relativos a um determinado associado são mostrados também na área da ficha do associado.

Configurações Gerais/Definições gerais

Aqui é possível personalizar todo o Plugin. Na seção Configurações Gerais deve indicar o Nome da Associação assim como usar um Prefixo/Abreviatura que será exibido ao longo da aplicação.
O email será o remetente usado nas comunicações por email.

Dísticos/Patches (Configurações)

No seguimento encontra-se a área dos dísticos. Em muitas organizações (como por exemplo em Motoclubes ou Grupos Motard) existe a atribuição de dísticos aos associados, e ao fim de algum tempo de pertencer à associação a atribuição de um dístico especial. Nesta seção é possível "dar nome" a cada um. Isso reflete-se depois na ficha, se ou não, o associado recebeu/possui o dístico principal e/ou o "avançado".

Outras definições/configurações(Configurações)

Como habitual em muitas associações, pode aqui definir se quer ou não activar a funcionalidade de "Menores".
e até que ano são tratados como tal. É usual não haver cobranças de quotas/subscrições até a uma determinada idade.
Essa funcionalidade pode ser ativada aqui.

Outras definições/ APIs

Seção para configuração de acesso à API para envio de SMS
é necessário a indicação do Token e número da App.

Separador Notificações automáticas

Aqui pode ativar o envio de notificações automáticas.
Tanto por email como SMS. Existem diversos tipos de notificações disponíveis.

Separador de personalização de mensagens por email e sms

Nestes separadores pode personalizar cada mensagem automática disponível.
Existem diversas variáveis disponíveis que podem ser incorporadas no texto para individualizar cada mensagem de uma forma profissional.
As variáveis ao dispor podem ser consultadas na lateral de cada caixa de texto e devem ser mencionadas conforme nos exemplos em chavetas {}.
Pode ainda testar o layout de cada mensagem indicando um email (os telemóvel, dependendo em que separador que está) e enviar assim uma mensagem de teste para visualizar como ficou.

Tipos de Associados

Os associados são normalmente separados/filtrados por tipos de associados. Assim como:

• Sócio Efetivo
• Sócio honorário
• Desistências
• etc..

Aqui temos a possiblidade de abrir os tipos de sócios que temos na nossa associação para ser atribuido a cada registo.
Os tipos de associados permite ainda diferenciar o pagamento, ou seja, aplicar apenas uma percentágem do valor a cobrar.
Por exemplo: Sócios efetivos -> 100%, Sócios acompanhantes -> 50%, Sócios Honorários 0%.
Também é possível (e importante para decidir quem tem acesso à gestão, operação e configuração desta plataforma, abrir um tipo de associado tipo "Diretor" e activar a permissão "É Diretor / Administrador".
É aos associados com essa funcionalidade ativada é que é conferido o acesso a todos os módulos e toda a gestão do GAS.

Depois de abertos os tipos de associados é disponibilidado aqui uma lista onde pode consultar, gerir e alterar os mesmos.

Produtos/Subscrições (Quotas)

Para complementar a base da plataforma é preciso estruturar e abrir os diversos produtos/subsrições (Quotas).
Aqui deve refetir como e o que que é cobrado na associação. Se as subscrições (Quotas) são cobradas mensais, trimestrais, semestrais, etc..
Ou seja, aqui deve refletir a unidade mínima em que uma subcrição é vendida. No exemplo é ao trimestre.
Para abrir deve indicar o nome/designação, o valor e a data de limite. A data de limite de validade tem por objectivo saber até quando (ou a partir de quando) se cobra uma determinada subscrição/quota. Exemplo: A quota trimestral do primeiro trimestre de 2025 acaba a 31-03-2025.
Um sócio que entra a 1 de abril de 2025 só serão apresentadas todas as subscrições/quotas com data de fim de validade do dia 31-03-2025 para a frente.
Portanto, o "1. Trimestre 2025" não estará na lista para ser cobrado.
É possível aqui também abrir produtos (como Joia, ou outros) sem data limite. A esse pode indicar a data 99-99-9999 para ser sempre válido e passível de cobrança.

Depois de abertos estará disponível esta grelha/lista para consulta, pesquisa e alteração.

Abrir Novo Associado

Preenchimento de uma nova ficha de associado.
A gestão da numeração do associado é automática, ou seja, é aberto automaticamente sempre o úlimo número disponível.
Existe a possibilidade de inserir o número manualmente, se for pretendido. O Sistema validará se o número ja existe atribuido ou não.

Exportação para Excel

Funcionalidade de exportação das fichas de associado para Excel (.csv)
É possível escolher as colunas que pretendes exportar e que tipo de associado.
O ficheiro será descarregado para o teu dispositivo local e poderá aí ser usado livremente.
Uso muito comumn será descarregar um ficheiro com todos os associados com as subscrições em dia para validação antes de um evento, por exemplo.

Enviar Mensagens

Funcionalidade para comunicação com os Associados por mensagem de Texto (SMS)
O serviço de envio de SMS é subcontratado (neste momento apenas disponível neste plugin a API para a Bulkgate, e tem um custo por mensagem)
Deve registar-se na Bulkgate, criar uma Chave API e colar o Token e a Chave API nas configurações gerais deste Plugin nos campos apropriados.
Pode escolher aqui no envio para que tipo de associado é que quer enviar mensagens (especificar, ou deixar em Todos os Ativos), e será enviada uma SMS para cada destinatário.
O remetente que aparece no destinatário é também configurável na seção das configurações gerais.
Atenção que é possível enviar mensagens em forma de Unicode (é necessário activar o visto), com a diferença que serão gastos sensivelmente o triplo dos créditos do que mensagens de texto simples.

Licença e Suporte

Para desbloquear todas as funcionalidades e usufruir do suporte e atualizações deve adquirir a sua licença em Aqui (Presentobvio)
Consulte aqui Os termos da utilização e licença.
Para suporte contacte Suporte ou pelo suporte@presentobvio.pt